ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

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Curso sobre:

ADMINISTRACIÓN TOTAL DE

ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

(Incluye Nuevas Disposiciones en Materia de

Recursos Materiales y Servicios Generales D.O.F. 16/07/10)

 

Incluye:

Administración de archivos electrónicos.

Dirigido a:

Secretarias, asistentes ejecutivos, asistentes y auxiliares administrativos, en general a todos aquellos interesados en organizar archivos y documentos.

Objetivo:

Proporcionar a la secretaria o asistente administrativo, en forma sencilla, clara y ordenada, los sistemas básicos de archivo que le permitan conservar y localizar con facilidad y rapidez los documentos y la correspondencia de su oficina.

Ademas conocerá:

• Sistemas básicos de archivo.
• Organización del archivo.
• Técnicas modernas de archivo.
• Archivo de revisión futura (follow up file system).
• Y mucho más...

Lugar

Centro de Capacitación Inteligente (Centro Comercial Plaza Inn)

Insurgentes Sur 1971, Nivel Paseo, Local 310, Col. Guadalupe Inn. C.P. 01020. Del. Alvaro Obregón. México, D.F.

Introducción y Soporte

EL PAPEL DE LOS ARCHIVOS EN LA TRANSPARENCIA

La Cultura de Transparencia y Acceso a la Información en Nuestro País es Incipiente; si Bien la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Consagra la Obligación del Estado de Garantizar el Acceso a la Información, no es sino Hasta la Expedición de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental ( LFTAIPG ), que se Promueve ese Derecho Fundamental y se Obliga a Todo el Aparato Gubernamental a Transparentar y Rendir Cuentas de sus Actos a los Ciudadanos.

La Ley Federal de Transparencia Propició e Impulsó la Regulación de los Archivos, en Virtud del Papel Protagónico que Tienen como Fuentes Primarias de la Información y a que Conservan y Resguardan los Documentos que Prueban la Existencia y el Buen o Mal Funcionamiento de las Instituciones.

Si no Existieran los Archivos, Simplemente no Habría Información, y por Ende Nada que Probara o Sustentara la Gestión de las Instituciones, ni que Dar a Conocer al Ciudadano.

La Desorganización de los Documentos se Equipara a su Inexistencia, ya que si no se Localiza el Documento Requerido no Podrá Accederse a la Información que Contiene; por ello, la Adecuada Organización de los Archivos es Condición Fundamental para Cumplir con los Preceptos Legales de Transparencia, Rendición de Cuentas y de Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Inicialmente, la Organización de los Archivos se Contempló en el Articulado de la LFTAIPG , Específicamente en sus Artículos:

• 4 Fr. V., que Refiere Como un Objetivo de la Ley, Mejorar la Organización, Clasificación y Manejo de los Documentos;
• 29 Fr. VI., por el que Dispone que el Comité de Información Elabore un Programa que Incluya las Medidas Necesarias para la Organización de los Archivos; y,
• 32, Segundo Párrafo, que Establece que los Titulares de las Dependencias y Entidades Deberán Asegurar el Adecuado Funcionamiento de los Archivos y Elaborar y Poner a Disposición del Público una Guía Simple de sus Sistemas de Clasificación y Catalogación, así Como de la Organización del Archivo.

Más Tarde, con la Expedición de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, la Organización de Archivos Adquirió Mayor Relevancia en la Aplicación y Observancia de la Ley.

Así, Poco a Poco los Archivos Evidenciaron su Importancia Como el Eje Fundamental y Estratégico para Cumplir con los Preceptos de la LFTAIPG , su Importancia ha Sido Tal, que su Regulación se Incorporó en la Carta Magna en el Artículo 6º constitucional, en Cuya más Reciente Reforma se Adicionó, Entre Otras, la Fracción V, por la que se Dispone que:

¿Quiénes son los Sujetos Obligados Aludidos en Esta Fracción?

De Acuerdo con lo Dispuesto en el Párrafo II del Mismo Artículo, los Sujetos Obligados para el Ejercicio del Derecho de Acceso a la Información son la Federación, los Estados y el Distrito Federal, en el Ámbito de sus Respectivas Competencias.

La Regulación de los Archivos Desde Nuestra Máxima Norma Jurídica, la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Pone de Manifiesto su Trascendencia e Importancia para el Ejercicio del Derecho de Acceso a la Información y, Asimismo, la Fiscalización de la Administración Pública en sus Tres Niveles de Gobierno. En Este Contexto, la Federación, los Estados y los Municipios Están Obligados a Preservar sus Documentos y a Actualizar y Difundir la Información Pública Gubernamental, para lo que es Indispensable la Sistematización y Automatización de la Información, Cuyo Punto de Partida es la Organización y la Efectiva Administración de los Documentos.

LOS SISTEMAS DE ARCHIVO EN LOS ÁMBITOS FEDERAL Y EL ESTATAL

Para la Organización y la Efectiva Administración Documental se Requiere Constituir Sistemas de Archivo que Integren a Todas las Unidades de Archivo Conforme su Naturaleza y Características, Asimismo, a los Órganos de Autoridad y Vigilancia, Jerarquizándolos en una Estructura Archivística; y, al Conjunto de Normas que le Confieran Fundamento, Estructura y Competencia.

Finalidad

La Finalidad u Objetivos que se Persiguen con la Constitución de un Sistema de Archivo son:

• Integrar y Vincular a las Diversas Unidades de Archivo.
• Dirigir, Normar y Supervisar a las Unidades de Archivo, Mediante el Establecimiento de Planes y Programas, así Como de la Emisión de Políticas, Lineamientos y Criterios Homogéneos para la Efectiva Administración de Documentos.
• Garantizar el Cumplimiento y Observancia de las Normas Jurídicas, Técnicas y Administrativas, Aplicables en Materia de Administración Documental.
• Preservar y Proteger el Patrimonio Documental en su Respectivo Ámbito de Competencia.

Componentes Fundamentales

Cualquier Sistema de Archivo Parte de Tres Componentes Básicos:

• Las Unidades de Archivo.
• La Estructura Archivística Organizacional.
• Las Normas que le dan Fundamento, Estructura y Competencia.

CONSTITUCIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO EN EL ÁMBITO FEDERAL: COMPONENTES

El Fundamento para la Constitución de Sistemas de Archivo en el Ámbito de la Administración Pública Federal Estriba en el Artículo 44 del Reglamento de la LFTAIPG, por el que se Dispone que Todo Documento en Posesión de las Dependencias y Entidades Formará parte de un Sistema de Archivos que Incluirá, al Menos, los Procesos para el Registro o Captura, la Descripción Desde el Grupo General, Subgrupo y Expediente, Archivo, Preservación, uso y Disposición Final, Entre Otros que Resulten Relevantes.

Administración Documental

En Este Inciso nos Referiremos al Concepto de Administración de Documentos, a los Principios Archivísticos de Procedencia y Orden Original, y a los Principales Procesos de la Administración de Documentos (Organización, Valoración, Transferencia, Conservación y Disposición).

Administración de Documentos

La Metodología Dispuesta por el Gobierno Federal para Administrar los Archivos, es la Denominada Administración de Documentos. De Conformidad con lo Establecido en el Lin. 2º, Fr. I de los LGOCADEAPF, la Administración de Documentos es el ?Conjunto de Métodos y Prácticas Destinados a Planear, Dirigir y Controlar la Producción, Circulación, Organización, Conservación, Uso, Selección y Destino Final de los Documentos de Archivo.? Esta Metodología, que se Fundamenta en la Teoría del Ciclo Vital del Documento nos Permite la Conservación Selectiva de la Documentación.

Teoría del Ciclo Vital del Documento

La Teoría del Ciclo Vital del Documento Parte de la Idea de que el Documento Tiene Vida y al Igual que Cualquier Organismo Tiene un Proceso de Vida, que Incluye Diferentes Fases; en el Caso de los Documentos se Crean, se Distribuyen, se Usan, se Conservan y se Dispone su Destino Final (Conservación Permanentemente o Baja Definitiva); la Sucesión de Estas Fases Dará Origen al Ciclo Vital del Documento, el Cual se Divide, de Acuerdo con su Utilidad Operativa, en Tres Periodos o Edades: Etapa Activa o Primera Edad, Etapa Semiactiva o Segunda Edad y Etapa Inactiva o Tercera Edad.

Fases del Ciclo Vital del Documento:

• Creación: los Documentos se Crean en el Ejercicio de las Funciones y Atribuciones del Personal de Cualquier Institución u Organización en la Gestión de los Asuntos de su Competencia.

• Distribución: los Documentos Creados se Distribuyen por Diferentes Vías a sus Destinatarios para su Atención.

• Uso: se Refiere a la Frecuencia en el uso del Documento y da Origen a las Tres Etapas o Edades del Ciclo Vital del Documento: Etapa Activa; Etapa Semiactiva; Etapa Inactiva.

• Conservación: se Refiere a la Acción de Guardar, Retener y Custodiar los Documentos en Distintos Repositorios Documentales; los Documentos en Etapa Activa se Conservarán en las Unidades de Archivo de Trámite, los Documentos en Etapa semiactiva en las Unidades de Archivo de Concentración y los Documentos en Etapa Inactiva, en las Unidades de Archivo Histórico.

• Disposición: se Refiere a la Determinación y Resolución Sobre el Destino Final del Documento; Es Decir, si se Conservará Permanentemente o se Dará de Baja.

Principios Archivísticos de Procedencia y Orden Original

En la Administración de Documentos Como en la Archivística Tradicional se Aplican los Principios de Procedencia y el Principio de Ordenación en la Organización de los Fondos Documentales. Son Principios Complementarios. Por el Principio de Procedencia se Establecen las Categorías de Grupos y Subgrupos del Fondo, y por el de Orden Original se les Ordena, así Como las Piezas Documentales, de Acuerdo con la Unidad de Orden Establecida.

Principio de procedencia

Theodore. R. Schellenberg Plantea que de Acuerdo con el Principio de Procedencia, ?los Archivos o Documentos Deben Estar Arreglados de Modo que Reflejen Claramente la Organización y Funciones que los Produjeron.?

Principio de orden original

El Principio de Orden Original Consiste en Ordenar los Grupos, Subgrupos y Piezas Documentales del Fondo, de Acuerdo con la Unidad de Orden Establecida, Colocándolos Secuencialmente en el Lugar que les Corresponde Dentro de su Respectivo Agrupamiento.

Procesos archivísticos fundamentales

Los procesos Archivísticos Fundamentales de la Administración de Documentos en los que se Engloban los Métodos y Prácticas Archivísticas Destinadas a Planear, Dirigir y Controlar la Producción, Circulación, Organización, Conservación, Uso, Selección y Destino Final de los Documentos de Archivo; son: La Organización Documental ; La Valoración ; La Transferencia ; y, La Conservación y Disposición.

La organización documental

Consiste en Estructurar el Archivo Reproduciendo el Proceso de Creación de los Documentos; la Organización Ideal de los Documentos Requiere del Conocimiento de la Institución (Antecedentes, Organización y Marco Jurídico); de sus Funciones y Actividades (Marco Jurídico Administrativo); de su Producción Documental, es decir, de los Tipos de Documentos que Genera o Produce; así Como de la Elaboración de un Plan de Clasificación y del Establecimiento de Métodos de Clasificación y Ordenamiento. La Organización Documental Incluye los Procedimientos de la Clasificación, el Ordenamiento y la Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística.